Hiểu về Zoom Cloud: cách hoạt động và những gì bạn nên mong đợi

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu Zoom Cloud hoạt động như thế nào, những tính năng cốt lõi của nó, các giới hạn thường gặp và các cách xử lý thực tế. Khi các cuộc họp trực tuyến ngày càng phổ biến, việc hiểu rõ Zoom Cloud và kết hợp nó với các công cụ như AccurateScribe.ai có thể khiến bản ghi cuộc họp trở nên giá trị hơn rất nhiều.

Zoom Cloud là gì?

Zoom Cloud là nền tảng ghi lại và lưu trữ video, âm thanh và nội dung chat của các cuộc họp Zoom để bạn có thể xem lại sau này. Với giao diện trực quan, tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp với các dịch vụ chép lời như AccurateScribe.ai, Zoom Cloud giúp việc lưu trữ, xem lại và chia sẻ nội dung cuộc họp trở nên đơn giản hơn.

Zoom Cloud có mặt trên iOS, Android và máy tính để bàn. Người dùng có thể phát trực tuyến bản ghi hoặc tải xuống để sử dụng ngoại tuyến. Bản ghi cuộc họp có thể bao gồm nhiều bố cục như Active Speaker, Gallery View và Shared Screen, và máy chủ có thể điều chỉnh chúng theo nhu cầu.

Các tính năng chính của Zoom Cloud

• Tùy chọn bố cục bản ghi
  Máy chủ có thể chọn nhiều chế độ hiển thị khác nhau để bản ghi phù hợp hơn với mục đích cuộc họp.

• Khả năng truy cập và chia sẻ
  Sau khi bản ghi được xử lý xong, người dùng sẽ nhận được email kèm liên kết để quản lý hoặc chia sẻ nội dung.

• Truy cập về sau
  Bản ghi được lưu an toàn trên đám mây và có thể truy cập bất cứ lúc nào.

Yêu cầu để sử dụng Zoom Cloud

Trước khi dùng Zoom Cloud, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu:

1. Gói trả phí
   Tính năng ghi hình trên Zoom Cloud có sẵn cho tài khoản Pro, Business hoặc Enterprise. Mỗi gói có mức dung lượng lưu trữ khác nhau, và Enterprise có thể đi kèm lưu trữ đám mây không giới hạn.

2. Cài đặt Cloud Recording
   Sau khi đăng ký, hãy điều chỉnh cài đặt Cloud Recording trong Zoom Web Portal. Các thiết lập này có thể áp dụng ở cấp nhóm hoặc từng cá nhân.

3. Phiên bản được hỗ trợ
   Hãy chắc chắn ứng dụng Zoom của bạn đã được cập nhật tối thiểu lên phiên bản 3.5 trên máy tính và thiết bị di động.

4. Progressive Web App (PWA)
   Dịch vụ này sử dụng PWA để cải thiện khả năng tương thích giữa các thiết bị và hiệu quả tìm kiếm.

Giới hạn của ghi hình Zoom Cloud

Dù Zoom Cloud rất hữu ích, vẫn có một số giới hạn:

• Emoji Reactions và Non-Verbal Feedback
  Các yếu tố này không được ghi lại trong bản ghi đám mây.

• Tài khoản HIPAA
  Quyền truy cập có thể bị giới hạn với các tài khoản được bảo vệ theo HIPAA nếu không có phê duyệt bổ sung.

• Giới hạn bảo mật
  Vì lý do riêng tư, bản ghi không thể tải lên các nền tảng không được ủy quyền.

• Giới hạn số lần ghi
  Người dùng có thể ghi tối đa 150 phiên cho mỗi cuộc họp. Nếu cần ghi nhiều hơn, hãy kết thúc phiên hiện tại rồi bắt đầu phiên mới.

Cách bắt đầu ghi trên Zoom Cloud

Tính năng ghi lên đám mây chỉ dành cho host và co-host:

1. Bắt đầu cuộc họp
   Khởi động cuộc họp Zoom với vai trò host hoặc co-host.

2. Bắt đầu ghi
   Nhấn nút "Record" rồi chọn "Record to the Cloud".

3. Quản lý bản ghi
   Dùng tính năng tạm dừng nếu cần, và dừng ghi bằng "Stop Recording" hoặc kết thúc cuộc họp.

4. Xử lý
   Sau cuộc họp, bản ghi sẽ được xử lý tự động. Quá trình này có thể mất tới gấp đôi thời lượng cuộc họp, hoặc lâu hơn với tệp lớn.

Các vấn đề phổ biến với Zoom Cloud và cách xử lý

Liên kết Cloud Recording không hoạt động

• Nguyên nhân có thể:

  • Liên kết bản ghi đã hết hạn
  • Đăng nhập theo miền bị giới hạn hoặc người xem không được cấp quyền
  • Bản ghi được bảo vệ bằng mật khẩu

• Giải pháp:

  • Gia hạn ngày hết hạn trong phần cài đặt
  • Đặt quyền xem thành "Everyone with the Recording link"
  • Gửi kèm mật khẩu khi chia sẻ liên kết nếu cần

Xử lý bị chậm

• Vấn đề: Bản ghi có thể mất nhiều thời gian xử lý hơn, đặc biệt với tệp lớn.
• Mẹo: Hãy chờ hệ thống xử lý xong; các tệp nặng có thể mất đến 24 giờ.

Nâng cao trải nghiệm Zoom Cloud với AccurateScribe.ai

Nếu bạn tổ chức các cuộc họp quan trọng, tích hợp AccurateScribe.ai có thể cải thiện đáng kể khả năng truy cập và mức độ tham gia. AccurateScribe.ai cung cấp dịch vụ chép lời nhanh và chính xác cho bản ghi Zoom, đồng thời biến các tệp đám mây thành văn bản hữu ích cho phần tóm tắt, ghi chú và biên bản.

Lợi ích của AccurateScribe.ai

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ
  Chép lời cuộc họp bằng hơn 120 ngôn ngữ và giọng đọc khác nhau.

• Độ chính xác cao
  Chọn chép lời bằng máy hoặc con người tùy theo nhu cầu về tốc độ và độ chính xác.

• Tích hợp dễ dàng
  Tải lên bản ghi Zoom một cách thuận tiện và xuất transcript sang TXT, DOCX, PDF hoặc HTML.

• Thông tin có thể hành động
  Tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ transcript để cải thiện cộng tác và ra quyết định.

Kết hợp khả năng ghi của Zoom Cloud với dịch vụ của AccurateScribe.ai sẽ giúp các cuộc họp trực tuyến của bạn có năng suất, độ rõ ràng và khả năng truy cập tốt hơn.

Với Zoom Cloud và AccurateScribe.ai, mọi cuộc trò chuyện đều có thể được ghi lại, hiểu rõ và khai thác tốt hơn.